1.01 Les définitions qui suivent s’appliquent aux présents Statuts et règlements, compte tenu de la matière ou du contexte :
2.01 L’Association des juristes d’expression française de la Nouvelle-Écosse incorporée est désignée sous l’acronyme AJEFNE.
2.02 Vision
Les Acadiens et les francophones de la Nouvelle-Écosse ont accès et utilisent une gamme complète de services juridiques de qualité en français.
2.03 Mission
L’AJEFNE réfère, guide et offre les outils nécessaires à la population acadienne et francophone, aux juristes, à ses membres ainsi qu’à ses partenaires afin de faciliter et améliore l’accès aux services juridiques en français.
2.04 Mandat
L’AJEFNE accomplit sa mission en :
3.01 Membres et membres associés
Est membre de l’Association tout juriste, professeur, étudiant, association ou ami qui :
3.02 Tout membre a le droit d’assister à toute assemblée des membres, d’y voter et d’accéder à toute fonction ; cependant, le droit de vote ne peut s’exercer par procuration.
3.03 Chaque membre dispose d’une seule voix.
3.04 La qualité de membre est incessible.
3.05 La qualité de membre prend fin au décès du membre ou dès que, par avis écrit à l’Association, il démissionne, ou encore s’il cesse d’être admissible au regard des présents Statuts et règlements.
3.06 L’AJEFNE acceptera de nouveaux membres ayant droit de vote à l’Assemblée générale annuelle au plus tard deux (2) mois avant la tenue de celle-ci. Chaque membre dispose d’une seule voix.
3.07 Tout juge, autre personne ou organisme faisant une contribution annuelle d’au moins 100 $ à l’Association est un membre associé. Les membres associés ne peuvent pas être élus ou siéger au Conseil d’administration et n’ont pas de droit de vote lors de l’Assemblée générale annuelle.
4.01 L’exercice financier de l’Association s’étend du 1er avril de l’année en cours au 31 mars de l’année suivante.
5.01 L’administration peut convoquer des assemblées générales extraordinaires ; le conseil est tenu de convoquer une assemblée extraordinaire suivant la demande écrite d’au moins dix membres.
5.02 La présidence ou le conseil d’administration peut convoquer des assemblées générales extraordinaires ; le conseil est tenu de convoquer une assemblée extraordinaire suivant la demande écrite d’au moins dix membres.
5.03 L’avis de convocation, indiquant le lieu, la date et l’heure de l’assemblée, et dans le cas d’une question extraordinaire, la nature de cette question, est rédigé et remis aux membres par courrier électronique en utilisant la dernière adresse courriel connue au moins dix jours avant la réunion. Il suffira de prouver que l’avis a été dûment acheminé pour satisfaire aux exigences de cette disposition. Le fait qu’un membre n’a pas reçu l’avis n’entache pas la validité des délibérations d’une assemblée des membres.
5.04 À chaque assemblée annuelle, les questions suivantes, considérées comme ordinaires, figurent à l’ordre du jour :
Toute autre question débattue à une assemblée des membres est réputé être extraordinaire.
5.05 Les délibérations ne peuvent commencer à une assemblée des membres sans un quorum de cinq membres.
5.06 Dans le cas où il n’y a pas quorum dans la demi-heure qui suit l’heure prévue pour le début de l’assemblée, celle-ci est annulée si elle a été convoquée à la demande des membres. En tout état de cause, elle est ajournée à la date, à l’heure et au lieu fixés par la majorité des membres présents et, s’il n’y a pas quorum à cette reprise de l’assemblée, elle est suspendue indéfiniment.
5.07 La présidence de l’Association préside les assemblées des membres.
5.08 La présidence n’a pas le droit de vote sauf dans le cas du partage des voix, où elle a voix prépondérante.
5.09 La présidence peut, avec le consentement des membres présents, ajourner l’assemblée des membres à d’autres dates et lieu, mais seules peuvent être débattues, lors de la reprise, les questions de l’ordre du jour qui n’ont pas été tranchées à l’assemblée antérieure, à moins qu’avis de questions nouvelles ne soit donné aux membres.
5.10 Sauf si au moins trois membres demandent la tenue d’un scrutin, la déclaration de la présidence de l’assemblée constatant l’adoption d’une résolution et la consignation de ce fait au procès-verbal en constituent une preuve péremptoire sans qu’il soit nécessaire de préciser le nombre ou la proportion des voix exprimées en faveur de la proposition ou contre elle.
5.11 Le mode de scrutin est déterminé par la présidence de l’assemblée ; son résultat vaut une résolution de l’Association réunie en assemblée annuelle.
6.01 Le nombre d’administrateurs est d’au moins six, dont un membre étudiant. Les administrateurs s’efforcent, dans la mesure du possible, de désigner des administrateurs pour chaque région acadienne, telle que désignée par la Fédération acadienne de la Nouvelle-Écosse.
6.02 Tout membre peut être élu au conseil d’administration.
6.03 Les administrateurs, dont la présidence et la vice-présidence, sont élus par les membres à l’assemblée annuelle et siègent pour une période de deux (2) ans.
6.04 Les administrateurs cessent d’occuper leurs fonctions à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle leurs successeurs sont élus ; les administrateurs sortants sont éligibles à une réélection.
6.05 Si un administrateur démissionne ou cesse d’être membre, ce qui entraîne par le fait même la fin de son mandat, le conseil peut le remplacer par un autre membre pour le reste de son mandat. Lorsqu’un membre du conseil d’administration désire démissionner, il doit en informer le président par écrit.
6.06 L’Association peut, par résolution extraordinaire, destituer un administrateur avant l’expiration de son mandat et le remplacer pour le reste de son mandat.
6.07 Les réunions du conseil d’administration ont lieu aussi souvent que nécessaire et au moins quatre (4) fois par année. Le conseil d’administration peut se réunir sans préavis après toute assemblée annuelle ainsi que par courriel ou téléphone si tous les administrateurs y participent. Pour toute autre réunion, un avis indiquant la date, l’heure et le lieu est donné oralement ou par écrit à chaque administrateur au moins cinq jours avant la réunion mais le fait qu’un administrateur n’a pas reçu l’avis n’entache pas la validité des délibérations du conseil d’administration.
6.08 Les délibérations ne peuvent commencer à une réunion du conseil d’administration que si la moitié des administrateurs sont présents.
6.09 La présidence ou, en son absence, la vice-présidence ou, si les deux sont absents, un administrateur choisi parmi les administrateurs présents, préside les réunions du conseil d’administration.
6.10 La présidence a le droit de vote à titre de dirigeant ; en cas de partage, elle a droit à une seconde voix prépondérante.
6.11 La présidence sortante fera partie du conseil d’administration pour une durée de un an. Elle aura droit de parole et droit de vote au même titre que tous les autres administrateurs
7.01 Le conseil d’administration dirige les activités de l’Association et, sans compter les pouvoirs et l’autorité qui lui sont expressément conférés par le présent règlement administratif ou quelque autre source, il peut exercer tous les pouvoirs et accomplir tous les actes qui reviennent à l’Association, sauf ceux que le présent règlement administratif ou une disposition législative réservent expressément à l’assemblée des membres. En particulier, le conseil a le pouvoir d’engager une direction générale et de déterminer ses fonctions et sa rémunération.
8.01 La présidence, la vice-présidence, la trésorerie et le secrétariat sont les fonctions occupées par les dirigeants de l’Association. La même personne peut cumuler les fonctions de trésorerie et de secrétariat.
8.02 À la première réunion qu’il tient après l’assemblée annuelle, le conseil d’administration désigne des administrateurs pour combler les postes de secrétariat et de trésorerie. Les dirigeants exercent leurs fonctions jusqu’à l’élection de leurs successeurs.
8.03 La présidence convoque et préside les assemblées des membres et les réunions du conseil d’administration. Elle veille de façon générale à la bonne administration de l’Association et, si nécessaire, elle la représente auprès d’autres organismes. Elle assigne les différents dossiers aux membres du conseil d’administration, s’il y a lieu.
8.04 La vice-présidence remplit les fonctions de la présidence en cas d’absence ou d’empêchement de cette dernière.
8.05 Le secrétariat voit à la rédaction des procès-verbaux de l’Association, il est responsable de la garde des livres et des archives ainsi que de la conservation des procès-verbaux de toutes les assemblées de l’association et des réunions du conseil d’administration. Il est aussi responsable de la garde du sceau de l’Association.
8.06 La trésorerie voit à la tenue des livres de l’Association, incluant les dépôts et la réception des pièces justificatives pour toutes les dépenses effectuées. Elle voit à la présentation, lors des réunions du conseil d’administration ou lorsque requis, de toutes les activités financières de l’Association.
9.01 Les membres nomment une firme comptable à chaque assemblée annuelle, à défaut de quoi une firme comptable sera nommé par le conseil d’administration.
9.02 Les états financiers sont présentés pour adoption lors de l’Assemblée annuelle. Une copie des états financiers certifiés par une mission d'examen pour l’exercice précédent et certifiés par la firme comptable est déposée auprès du registraire à chaque année et dans les quatorze jours qui suivent l’assemblée générale annuelle, tel que prescrit par la loi.
10.01 Au moins deux (2) mois avant la tenue de l’Assemblée générale annuelle, les dirigeants mettent sur pied un comité de nomination, formé d’au moins deux membres et de la direction générale de l’Association.
10.02 Le comité de nomination recrute des candidats pour combler des postes vacants au conseil d’administration.
10.03 Le comité de nomination recherche, sans ordre de préférence, les qualités suivantes lorsqu’il émet ses recommandations :
10.04 Pour être éligible à un des postes d’administrateur, tout candidat devra être membre de l’Association.
10.05 Toute personne n’ayant pas soumis son nom au comité de nomination peut encore se présenter à un poste d’administrateur en se faisant nommer à l’Assemblée générale annuelle par une personne qui proposera sa candidature et une seconde qui l’appuiera.
11.01 L’Association dépose auprès du registraire, en même temps que son rapport annuel, la liste des administrateurs, leur adresse, leur profession et la date de leur nomination ou élection et donne avis au registraire de tout changement d’administrateur au plus tard quatorze jours après le dit changement.
11.02 L’Association dépose auprès du registraire deux exemplaires de toute résolution extraordinaire au plus tard quatorze jours après l’adoption de la dite résolution.
11.03 Tout membre en règle peut consulter les livres et les archives de l’Association, au bureau provincial et lors des heures d’ouverture du bureau, moyennant un préavis d’au moins 24 heures.
11.04 La présidence ou la vice-présidence et le secrétariat, ou toute autre personne que désigne par résolution le conseil d’administration, sont habilités à signer tout contrat, document et effet bancaire pour et au nom de l’Association.
11.05 Les pouvoirs d’emprunt de l’Association s’exercent par résolution spéciale des membres.
11.06 Les membres ne peuvent être tenus personnellement responsables des dettes ou responsabilités encourues par l’Association, qui excèdent le montant de leur cotisation ou tout autre montant qu’ils doivent à l’Association.
11.07 Dans le cas où l’Association est dissoute, son patrimoine doit d’abord servir à honorer ses obligations contractuelles et autres. Le reliquat servira à la réalisation des objets de l’Association ou d’autres organismes similaires. Le conseil d’administration en fonction au moment de la dissolution est responsable de la distribution du patrimoine.
11.08 Tout avis donné à un membre de l’Association est jugé valable et réputé reçu trois (3) jours ouvrables après son expédition à l’adresse apparaissant dans les registres de l’Association.
11.09 Le siège social de l’Association est situé dans la municipalité régionale de Halifax.
11.10 La langue d’usage et de correspondance de l’Association est le français.
11.11 Les présents Statuts et règlements peuvent être modifiés par résolution extraordinaire à toute assemblée annuelle pourvu qu’un avis en ait été donné aux membres lors de sa convocation. Ces modifications entrent en vigueur dès leur dépôt auprès du Registraire.
11.12 En cas de lacunes dans les règles de procédures adoptés dans les présents Statuts et règlements, le Code Morin sera de rigueur.
11.13 Dans les présents Statuts et règlements, le masculin inclut le féminin et le féminin inclut le masculin.
